1. Allgemeine Voraussetzungen und Abgrenzung

1.1 Projektinhalte und Umsetzung

Im Zuge des gemeinsamen Analyse-Workshops werden basierend auf den Ergebnissen der GAP-Analyse, Projektziele, Nicht-Ziele sowie Akzeptanzkriterien definiert. Diese grenzen den Inhalt des Projekts klar ab. Es entsteht ein Requirement-Dokument, das alle umzusetzenden Anforderungen enthält.

Kommen im Laufe der Umsetzung Zusatzanforderungen auf, müssen diese entsprechend bewertet werden. Nach Evaluierung der Auswirkungen auf Inhalt, Zeitplan und Budgetrahmen des Projekts erfolgt die Entscheidung zur Umsetzung.

Bei den im Requirement-Dokument zu den Anforderungen abgebildeten Lösungsvorschläge handelt es sich um Ansätze, die auf dem Wissenstand der Vorprojektphase basieren. Sollte sich im Zuge der Realisierung herausstellen, dass die Komplexität einzelner Anforderungen wider Erwarten wesentlich höher ausfällt, verpflichtet sich SUPPLiot den Auftraggeber über potenzielle Auswirkungen hinsichtlich Kosten- und Terminplanung ehestmöglich zu informieren.

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1.2 User-Anzahl

Neben den vom Auftraggeber benötigten Usern wird ein zusätzlicher User für Administrationstätigkeiten eingerichtet. Dies stellt sicher, dass im Zuge von Konfigurationsarbeiten keine Rollenkonflikte im System auftreten. Die Lizenzkosten für den Admin-User trägt der Auftraggeber.

Unter bestimmten Umständen kann es vorkommen, dass zusätzlich zu den eindeutig einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugeordneten Usern noch zusätzliche User benötigt werden. Diese müssen ebenso bei Odoo lizensiert werden – das sind z. B.:

• spezielle Service-User, die zur Authentifizierung für die Bereitstellung einer Schnittstelle benötigt werden

• User mit speziell eingeschränkten Rechten, z. B. ein User, welcher für das Modul "Anwesenheitszeiten" verwendet wird, um im "Kiosk-Modus" das Ein- und Ausstempeln der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an zentraler Stelle zu ermöglichen

1.3 Datenanlieferung und Import

Bei der Abgrenzung des Projektinhalts ist die Anzahl der notwendigen Datenimporte zu definieren, um diese entsprechend in der Angebotskalkulation zu berücksichtigen.

Die Bereinigung von Importdaten ist –sofern nicht explizit im Angebot festgehalten – nicht Bestandteil des Projektumfangs.

Bei verschiedenen Datenquellen ist unbedingt ein eindeutiger Primärschlüssel notwendig.

Wenn in den Anforderungen nicht anders spezifiziert, dürfen maximal 20.000 Datensätze pro Datenart geliefert werden. Je Datenart (Kunden, Produkte etc.) ist ein File zu übermitteln. 

Der geschätzte Importaufwand für den Datenimport beinhaltet Datensätze die als "Stammdaten" (z. B. Produktdaten, Kundendaten, Zahlungsbedingungen etc.) geführt werden. "Laufende Daten" (Rechnungen, Aufträge, Angebote etc.) werden – sofern nicht gesondert vereinbart – nicht übernommen.

1.4 Nachrichten- und Dokumentenvorlagen

Sofern nicht explizit anders vereinbart und geschätzt, werden Dokumentenvorlagen und (E-Mail-) Nachrichtenvorlagen durch SUPPLiot im Odoo-Standard bereitgestellt (inkl. Standard-Variante von Header und Footer, im Rahmen der Grundeinrichtung werden Firmendaten und Logos eingesetzt).

Die (meistverwendeten) Standardberichts-Layouts können Sie hier einsehen:

• Angebot: 

• Auftragsbestätigung: 

• Einkaufsanfrage: 

• Bestellung: 

• Rechnung: 

Sollten Änderungen vereinbart werden, so sind für das Einbetten von vordefinierten Texten oder Dokumenten-Layouts maximal zwei Korrekturschleifen vorgesehen. Weitere Anpassungen werden nach Aufwand zur Verrechnung gebracht. 

1.5 Schulungen und Schulungsunterlagen

Schulungen können folgende Materialien und Aktivitäten umfassen:

• Dokumentation der Odoo-Standardfunktionalität

• Video-/Screenshot-Dokumentation

• User-Schulung 

Die Odoo-Standardfunktionalität ist auf  www.odoo.com  dokumentiert. Die allgemeinen Odoo-Schulungsunterlagen sind jedoch nur in englischer Sprache verfügbar.

Einzig Individualentwicklungen durch SUPPLiot können per Video in deutscher Sprache dokumentiert werden.

Die geschätzte Schulungsdauer basiert auf Erfahrungswerten vergangener Projekte. Der tatsächlich notwendig Schulungsaufwand variiert abhängig vom Erfahrungsgrad und der Affinität der User. Der Schulungsaufwand wird im Laufe des Projekts bedarfsorientiert angepasst und nach Aufwand verrechnet. 

1.6 Support

Tätigkeiten nach Abschluss des Implementierungsprojekts fallen in den Bereich "Support". Da Support-Tätigkeiten außerhalb des Projektrahmens liegen, werden diese nach Aufwand verrechnet. Erfahrungsgemäß lassen sich Support-Aufwände, durch Einsatz eines Key-Users (siehe Punkt 2.1 Key-User), stark reduzieren.

Zudem können auch monatliche Support-Pakete gebucht werden. Gebuchte Support-Pakete beinhalten lediglich die im Paket angebotenen Aufwände (zzgl. 20% Toleranz). Überschreiten die angefallenen Aufwände den Toleranzwert, werden etwaige Mehraufwände zur Verrechnung gebracht. Wird der Toleranzwert in mehreren aufeinanderfolgenden Monaten überschritten, wird in Abstimmung mit dem Auftraggeber der Wechsel auf ein höheres Support-Paket besprochen. 

Gemäß der auf www.suppliot.eu/support  definierten Richtlinien erfolgen Support-Tätigkeiten nur an österreichischen Werktagen. Montag bis Donnerstag zwischen 09.00 und 17.00 Uhr (CET) und freitags zwischen 09.00 und 15.00 Uhr (CET). Wenn nicht explizit anders vereinbart, erfolgen Support-Tätigkeiten in Deutsch.

1.7 Hardware & Infrastruktur

Sofern nicht explizit anders vereinbart, übernimmt SUPPLiot nicht die Rolle des Lieferanten für anzuschaffende Hardware oder sonstige Infrastruktur-Dienstleistungen (Internet, E-Mail-Konten).

• benötigte Hardware für PoS (Point of Sale) -Prozesse:  https://www.odoo.com/de_DE/app/point-of-sale-hardware

• Beispiele sonstiger benötigter Hardware: (Android-) Scanner für Abbildung von Lagerprozessen, Labeldrucker etc.

2.  Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

2.1 Key-User

Auf Auftraggeberseite ist die Rolle des „Key-Users“ zu besetzen.

Die Rolle des „Key-Users“:

• fungiert als zentraler fachlicher Ansprechpartner auf Auftraggeberseite

• führt den des First-Level-Support auf Auftraggeberseite durch – während des Projekts und darüber hinaus

• führt die funktionalen und Abnahme-Tests durch.

2.2 Abnahme-Testing

Voraussetzung zur Durchführung von Abnahmetests ist die Erstellung eines Testfallkatalogs. Ziel des Testfallkatalogs ist es, Testfälle für alle umzusetzenden Anforderungen zu definieren, um die Funktionalität der umgesetzten Entwicklungen zu überprüfen. Der für die Abnahmetests gültige Testfallkatalog, muss vor Beginn der Tests von Auftraggeberseite abgenommen werden.

Im Zuge der Abnahmetest-Phase hat der Auftraggeber die Gelegenheit zu prüfen, ob die für das Projekt definierten Anforderungen gemäß den vereinbarten Funktionalitäten umgesetzt wurden. Die Ergebnisse der Abnahmetests dienen als Basis für etwaige Fehlerkorrekturen. Erfolgreich durchgeführte Abnahmetests bedingen eine Abnahme der Projektergebnisse durch den Auftraggeber. 

2.3 Ablösung Altsystem

Die Auftraggeberseite ist - sofern nicht anders vereinbart - verantwortlich für die Ablösung des Altsystems. Folgende Punkte empfehlen wir zeitnahe zu klären:

• Kündigungsfristen für Lizenzen
• Kündigungsfristen für Support oder andere laufende Aufwände
• offene Umsetzungskontingente
• Übergangsfristen (z. B. doppelter Zugriff auf Alt- und Neusystem)
• Archivierung der Altdaten und Sicherstellung des Zugriffs für die relevanten Personen

3.  Funktionsumfang Odoo

3.1 Die Rolle von Odoo

Odoo S.A. erstellt die Angebote zu benötigten Lizenzen und tritt in direkte Geschäftsbeziehung mit den End-Benutzern. Odoo bleibt auch danach Ansprechpartner für alle Service-Angelegenheiten und Kundenanfragen rund um die Lizensierung (Erweiterungsangebote, Vertragsverlängerung, Rechnungslegung, allg. Odoo-Fehler etc.). 

Aus diesem Vertrag entsteht auch das Recht auf Support-Leistung für den Standard-Funktionsumfang von Odoo. Allgemeine Support-Tickets können hier eingebracht werden:  https://www.odoo.com/de_DE/help .

3.2 Odoo als ERP-System

SUPPLiot ist Implementierungsdienstleister für das System Odoo und nicht direkt für den Funktionsumfang der Software verantwortlich. Der Standard-Funktionsumfang ist in der Odoo-Dokumentation ersichtlich (https://www.odoo.com/de_DE/page/docs). 

Im Rahmen des Analyseprozesses aufgezeigte Abweichungen vom "Soll" werden durch SUPPLiot aufgegriffen und ggf. bewertet. Sonstige zusätzliche Anforderungen werden je nach Wunsch des Kunden entweder individuell bewertet und durch SUPPLiot entwickelt oder unverbindlich an Odoo als "Feature-Wunsch" weitergeleitet.

3.3 Odoo als E-Mail-Client

Odoo bietet die Möglichkeit, E-Mails über das System zu versenden und zu empfangen, dabei sind folgende Einschränkungen zu beachten:

• Der von SUPPLiot eingerichtete E-Mail-Versand funktioniert im Standard über Odoo.sh. Über Odoo.sh können standardmäßig pro Tag 200 E-Mails versandt werden. Diese Grenze kann schrittweise auf ca. 1.000 E-Mails pro Tag angehoben werden. Eine Anpassung muss mit dem Odoo-Support abgesprochen werden. Bei einer höheren Anzahl an versendeten E-Mails pro Tag muss auf einen anderen Versanddienstleister umgestellt werden.

• Odoo ist kein Ersatz eines klassischen E-Mail-Clients. Es ist zwar der Versand und Empfang von dokumentenspezifischen Nachrichten möglich, jedoch wird zusätzlich ein anderes System zum Abwickeln des "sonstigen" E-Mail-Verkehrs benötigt.

3.4 Odoo als Mobile App

Die Enterprise Variante von Odoo ermöglicht es Usern, sich mittels App an der Datenbank anzumelden. Dabei ist zu beachten, dass die App nur bei einer aktiv verfügbaren Internetverbindung des Mobilgerätes funktioniert. Eine Offline-Verwendung ist nicht möglich.

3.5 Übersetzungen in Odoo

Wenn nicht gesondert im Angebot definiert, wird Odoo standardmäßig in 2 Sprachen eingerichtet: Deutsch und Englisch. Hierbei wird auf die von Odoo bereitgestellten Übersetzungsdateien zurückgegriffen, welche von der Odoo Community gewartet werden. Ist die Übersetzung eines Odoo-Moduls unzureichend, erfolgt eine Anpassung der Übersetzungen durch SUPPLiot nach Aufwand.

Nur Arbeitspakete die explizit durch SUPPLiot mit "Entwicklungsaufwand" bewertet wurden, erfordern auch eine Individualisierung durch Entwicklungsleistung. Arbeitspakete die mit "Konfiguration" bewertet wurden, werden im Rahmen des Odoo Standards umgesetzt.

3.6 Minor und Major-Updates

Für Kunden mit Odoo.sh als gewählte Hosting-Variante:

• Minor-Updates: Minor-Updates enthalten Bugfixes und Sicherheits-Patches und werden automatisiert wöchentlich (Montag) ins System eingespielt. Es gibt während des Updates nur eine Downtime von wenigen Sekunden. Eventuell auftretende Probleme durch Minor-Updates werden von SUPPLiot behoben, der Aufwand hierfür ist im Regelfall mit dem im von SUPPLiot angebotenen Zeitkontingent für Support/Monat abgedeckt.

• Major-Updates: Major-Updates werden von Odoo aktuell jährlich im Q4 herausgegeben. Ein jährliches Update auf die Letztversion ist nicht zwingend erforderlich, aber empfohlen. Bei Erscheinen einer neuen Major-Version prüft SUPPLiot diese auf mögliche relevante Funktionen für den Kunden und weist auf eine Update-Möglichkeit hin. Alte Versionen werden durch Odoo für 3 Jahre weiterhin supported. Der Update auf eine neue Major-Version wird nach Aufwand verrechnet und bei Wunsch durch den Kunden nach Möglichkeit im vorhinein durch SUPPLiot geschätzt.

Für Kunden mit Self-Hosting als gewählte Hosting-Variante:

• Sowohl Major- als auch Minor-Updates werden bei Kundenwunsch nach Aufwand in das Kundensystem eingespielt.

3.7 Bugfixing in Odoo

SUPPLiot unterscheidet zwischen vier verschiedenen Arten von Bugfixing:

• Behebung von Fehlern, die im Odoo Standard auftreten: Fehler, die im Odoo Standard auftreten, können

  • durch einen bestehenden Lizenzvertrag zwischen Kunde und Odoo direkt vom Kunden an Odoo zentral bei Odoo eingemeldet werden (Kommunikationssprache = Englisch), siehe dazu die Odoo Enterprise Guidelines, Punkt 4.1 ( https://www.odoo.com/documentation/15.0/odoo_enterprise_agreement.pdf ) – hierbei fallen keine Kosten an

  • auf Wunsch Seitens Kunde durch SUPPLiot an Odoo gemeldet werden oder direkt behoben werden (Hotfixing) - der entstandene Aufwand wird als Support-Zeit gerechnet

• Behebung von Fehlern , die in einem SUPPLiot-Standardmodul auftreten und für die der Kunde einen aktiven Wartungsvertrag hat: kostenlose Behebung des Fehlers durch SUPPLiot

• Behebung von Fehlern in individuell für den Kunden entwickelten Modulen :

  • Bei Entwicklung des Moduls auf Basis einer Pauschale: Fehler werden innerhalb einer Garantiezeit von 20 Tagen nach Übergabe behoben

  • Bei Entwicklung des Moduls nach "Time & Material": Fehler werden nach Aufwand behoben

• Behebung von Fehlern in für den Kunden zugekauften Drittanbieter-Modulen (über Odoo App Store) : Je nach Anbieter werden individuell unterschiedliche Support-Garantien für ein Modul ab Kauf abgegeben. Wird ein Fehler innerhalb dieser Frist entdeckt, kann dieser durch SUPPLiot an den Hersteller weitergeleitet werden. Fehler außerhalb der Garantiezeit oder Fehler, die durch Wechselwirkungen zwischen zugekauften Modulen entstehen, werden durch SUPPLiot behoben und nach Aufwand verrechnet.