Warum eine GAP-Analyse?
Wir setzen Implementierungsprojekte nur mit vorheriger GAP-Analyse um, weil wir auch nur mit offenen Augen und angelegtem Sicherheitsgurt Auto fahren. ūüėČ

‚ÄěWir wollen Odoo implementieren. Was wird uns das kosten?‚Äú

"Ein Implementierungspartner hat uns vor einiger Zeit ein neues System zur Verf√ľgung gestellt. Es passt aber nicht wirklich zu unseren Prozessen und wird daher von der Belegschaft √ľberhaupt nicht angenommen.‚Äú


‚ÄěAber das ist doch eine Standard-Funktionalit√§t, die jedes System abdeckt. Warum versursacht unsere Anforderung zus√§tzliche Kosten?‚Äú

‚ÄěUnser System ist voll und ganz auf unsere Bed√ľrfnisse zugeschnitten, darauf haben wir bei der Umsetzung bestanden. Mittlerweile ist es aber veraltet und so starr, dass eine Modernisierung nicht (leicht) m√∂glich ist.‚Äú¬†

Das sind nur einige beispielhafte Aussagen, die wir von Interessentinnen und Kunden in der Praxis regelm√§√üig¬†h√∂ren bzw. Fragen, die wir gestellt bekommen. Und nat√ľrlich ist es unser Ziel, einer Unzufriedenheit mit der Systeml√∂sung vorzubeugen und valide Antworten auf all diese Fragen zu geben.¬†

Fest steht aber, dass wir das nur können, wenn wir die Rahmenbedingungen kennen. Und daher setzen wir bei SUPPLiot auf eine GAP-Analyse vor Projektbeginn. 


Die GAP-Analyse als Werkzeug 

Die Implementierung eines (neuen) ERP-Systems ist ein großer und wichtiger Schritt Richtung Digitalisierung und Prozessoptimierung. Insbesondere aufgrund der strategischen Bedeutung dessen, muss die Umsetzung eines solchen Projektes sorgfältig geplant werden.

Die GAP-Analyse ist ein Werkzeug mit dem die L√ľcke (= Gap) zwischen aktuellem Ist-Zustand zum angestrebten Soll-Zustand aufgedeckt wird, um schlussendlich durch den geeigneten L√∂sungsweg geschlossen zu werden.¬†

 

Beispiel: Im Zuge der GAP-Analyse berichtet der Kunde, wie der aktuelle Rechnungslegungsprozess Schritt f√ľr Schritt abgewickelt wird. Detailr√ľckfragen zu Prozesschritten werden direkt gestellt, Besonderheiten hinterfragt und ggf. als Anforderung dokumentiert. Im Anschluss wird¬†als Best Practise der Odoo-Standard-Weg demonstriert und schlussendlich der Soll-Zustand besprochen. Etwaige L√ľcken zwischen Ist- und Soll-Zustand werden durch Prozessanpassung oder Systemkonfiguration (nur im Notfall durch Custom Development) geschlossen.¬†

Mit dieser Art der tiefgehenden Auseinandersetzung im Rahmen der Analyse stellen wir sicher, dass Ihr Projekt im definierten Zeit-/Kostenrahmen und bei gleichzeitiger Minimierung der damit verbundenen Risiken umgesetzt wird.

Zus√§tzlich stellt die GAP-Analyse f√ľr Projektauftraggeber und -nehmer eine Art "Sicherheits-Gate" dar. Anstatt sich von beiden Seiten in einer Art Blackbox von Anfang an f√ľr ein Gesamtprojekt zu committen, kann nach der Analysephase nochmals bewertet und √ľber die Projektumsetzung entschieden werden.

Das alleine √ľberzeugt Sie nicht? Dann¬†lesen Sie weiter, um mehr zu unseren Beweggr√ľnden zu erfahren.¬†

F√ľnf gute Gr√ľnde f√ľr eine GAP-Analyse

Anfangs erscheint die Investition einer GAP-Analyse zu Projektbeginn mitunter relativ hoch. Aus Erfahrung wissen wir aber, dass jede zu Beginn investierte Minute im weiteren Projektverlauf noch deutlich mehr Zeit spart (Und fest steht: Zeit ist Geld.) und Nerven schont.  

Nachfolgend finden¬†Sie f√ľnf gute Gr√ľnde, warum wir auf die GAP-Analyse vor Projektbeginn setzen und nicht verzichten m√∂chten:¬†

gemeinsames Verständnis schaffen  

Am Anfang stehen immer eine Menge Anforderungen, die es zu verstehen, zu diskutieren, zu priorisieren und einer L√∂sung zuzuf√ľhren gilt. Erst¬†wenn die Frage 'Haben wir das richtig verstanden?' von allen Beteiligten uneingeschr√§nkt mit 'Ja!' beantwortet werden kann, haben wir das¬†Ziel erreicht. Dann k√∂nnen wir den Anforderungen geeignete L√∂sungswege zuf√ľhren: So nahe am Odoo-Standard wie m√∂glich, so individuell wie n√∂tig.¬†

"Only Teamwork makes the Dream work" 

Diese intensive erste Analysephase gibt einen Vorgeschmack auf ein gemeinsames Projekt und die Zusammenarbeit. Unsere Kundinnen und Kunden bekommen einen Eindruck davon, wie wir arbeiten und ob das "gut passt". Sind wir mal ehrlich, ein ERP-Implementierungsprojekt bringt Herausforderungen mit Höhen und Tiefen - umso wichtiger ist eine partnerschaftliche Vertrauensebene auf beiden Seiten.  

Change Management und Prozessoptimierung

Die Einf√ľhrung eines neuen ERP-Systems stellt eine¬†wesentliche Ver√§nderung dar, die von Anfang an gemanaged werden muss. Unternehmensprozesse werden im Zuge der GAP-Analyse rechtzeitig und gewissenhaft gechallenged und ggf. optimiert, indem sie an den Odoo-Standard angepasst werden.

Risikomanagement

Jedes Projekt birgt gewisse Risiken, aber nat√ľrlich auch Chancen. Die Analysephase zu Beginn jedes gr√∂√üeren Projekts deckt erwartbare und weniger erwartbare Risiken auf, was dabei hilft, die Risiken zu minimieren und eine realistische Projektplanung aufzustellen. Auch Projektchancen k√∂nnen rechtzeitig erkannt und bestm√∂glich genutzt werden.

Einschätzung Projekt-/Kostenrahmen

Uns ist bewusst, dass die Aufw√§nde und Kosten in Zusammenhang mit einem Implementierungsprojekt f√ľr Unternehmen eine nicht unerhebliche Investition darstellen. Wir verstehen daher den Wunsch nach einem Investitionsrahmen, k√∂nnen diesen aber nur bedienen, wenn beide Seiten sich der notwendigen Rahmenbedingungen als Ergebnis aus der GAP-Analyse bewusst sind.¬†

Wir hoffen, Sie an dieser Stelle bereits von der Wichtigkeit der Analysephase √ľberzeugt zu haben. Sie fragen sich jetzt aber sicherlich, was das genau hei√üt und was auf Sie zukommt. Oder?¬†


Der erprobte Ablauf

Aufrund unserer Erfahrungen in der Praxis f√ľhren wir die GAP-Analyse in mehreren Schritten durch. So l√§uft eine GAP-Analyse mit dem SUPPLiot-Team ab:

Voranalyse

Analyse I

Vorbereitung

Voranalyse

Eingangs analysieren wir die von Ihnen bereitgestellten Dokumente und Informationen aus dem Erstgespr√§ch, √ľbermitteln vorab einen Fragenkatalog und entwickeln erste Ideen zur Umsetzung von bisher bekannten Anforderungen. Weiters wird eine Demo-Datenbank aufgesetzt, in welcher die ersten Prozesse probeweise abgebildet werden. Es hat sich au√üerdem als vorteilhaft herausgestellt, schon zu diesem fr√ľhen Zeitpunkt eine projektverantwortliche Person auf Kundenseite zu bestimmen bzw. Key-Ansprechpartner:innen zu definieren, die in weiterer Folge ma√ügeblich f√ľr die Umsetzung des Systems sein werden.

Analysephase I

Wir kommen bei Ihnen vorbei und lernen Ihr Unternehmen und seine Prozesse kennen. Es gibt Anforderungen, die wir ganz hervorragend an einem Besprechungstisch sitzend aufnehmen k√∂nnen. F√ľr andere bevorzugen wir die realen Bedingungen und stehen mit unseren Kundinnen und Kunden z. B. in ihren K√ľhlh√§usern, besichtigen die Lagerhalle, beobachten einen Wareneingang oder begleiten einen Produktionsprozess am Flie√üband. Alle Anforderungen an die unterschiedlichen Prozesse werden genauso wie auch die aktuelle Systemarchitektur sorgf√§ltig dokumentiert.¬†

Vorbereitung

Bereits nach dem ersten Termin beginnen wir damit mit unseren Erkenntnissen den Prototyp zu sch√§rfen und erarbeiten f√ľr speziellere Herausforderungen erste L√∂sungsans√§tze. Sofern es mit den vorhandenen Informationen m√∂glich ist, liefern wir punktuell auch eine erste Kosten-Nutzen-Einsch√§tzung (ROI). Diese Vorbereitung erm√∂glicht es uns, bei der n√§chsten Analysephase noch zielgerichtetere Fragen zu stellen.¬†¬†

Analyse II

Nachbereitung

Besprechung

Analysephase II

Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir die f√ľr Ihr Unternehmen idealen Prozesse. Dabei wird versucht, jede Anforderung im Odoo-Standardprozess zufriedenstellend abzubilden, bevor nach einem alternativen L√∂sungsweg gesucht wird. In diesem Termin¬†k√∂nnen wir die Prozessabbildung in Odoo bereits deutlich verdichten.¬†

Nachbereitung

Diese Phase ist f√ľr uns in den meisten F√§llen nochmal ziemlich aufwendig. Wir dokumentieren Ihre Gesch√§ftsprozesse bevor wir Ihre Anforderungen anreichern, um sie schlussendlich nach Arbeitspaketen und in Umsetzungsphasen zu glieden. Daraufhin erstellen wir ein Umsetzungskonzept¬†nach Phasen, das die Basis f√ľr einen m√∂glichen Projektplan bilden w√ľrde.¬†

Nachbesprechung

Da die Ergebnisse zumeist recht umfangreich und teilweise erkl√§rungsbed√ľrftig sind, pr√§sentieren wir diese gerne in einem gemeinsamen Termin. Dabei nutzen wir die Gelegenheit, um auf Ihre Fragen und Anpassungsw√ľnsche einzugehen.


Ergebnis mit Mehrwert 

Das Ergebnis der GAP-Analyse ist eine zentrale Entscheidungsgrundlage und ein notwendiger Startpunkt f√ľr ein m√∂gliches¬†Implementierungsprojekt.¬†

Ganz konkret erhalten Sie folgende Ergebnisse aus der GAP-Analyse: 

  • eine umfassende Liste Ihrer Anforderungen an ein ERP-System¬†inkl. Beschreibung, Herausforderungen, ggf. Priorisierung sowie einer m√∂glichen Gliederung in Aufgabenpakete (Anmerkung: Diese Liste hat f√ľr Sie auch einen Mehrwert, sollten Sie sich gegen eine Umsetzung von Odoo und f√ľr ein anderes System entscheiden.)
  • ein Konzeptdokument in welchem die Umsetzung und Systemarchitektur zur Implementierung von Odoo in Ihrem Unternehmen dargestellt wird¬†
  • eine Aufwandsch√§tzung basierend auf Annahmen zur Umsetzung sowie einen Zeitplan f√ľr eine Umsetzung
  • eine √úbersicht √ľber die "Gaps" zwischen Odoo-Standard und Ihren individuellen Business-Anforderungen

Konzeptdokument, Gaps und Aufwandsch√§tzung bilden schlussendlich die Grundlage f√ľr Ihre strategische Entscheidung f√ľr oder gegen ein Projekt und die Implementierung von Odoo als ERP-System in Ihrem Unternehmen.¬†

 GAP-ANALYSE 

Das klingt interessant f√ľr Sie?

Das freut uns! ūüėä Kontaktieren Sie uns f√ľr ein unverbindliches Erstgespr√§ch und lassen Sie uns Ihr Projekt gemeinsam in Angriff nehmen.¬†

Jetzt anfragen

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Es sind dar√ľber hinaus noch Fragen offen geblieben? Vielleicht werden Sie in unseren FAQ f√ľndig.¬†¬†

FAQ

Bevor wir uns der Beantwortung dieser Frage widmen, möchten wir nochmal unterstreichen, dass die Aufwände im Zusammenhang mit einer GAP-Analyse weniger als Kosten, sondern eher als lohnende Investition gesehen werden sollten. 

Der Aufwand ist dabei insbesondere von folgenden Parametern abhängig:

  • Unternehmensgr√∂√üe und -struktur
  • Anzahl¬† unterschiedlicher Ansprechpartner:innen und projektrelevanter Prozesse¬†
  • Reife von Prozessen der jeweiligen Brache √ľber den Odoo-Standard vs. individuell notwendige Anpassungen
  • spezielle rechtliche Anforderungen an die Unternehmensprozesse
  • Grad der Bereitschaft zur Anpassung von bestehenden Prozessen an den Odoo-Standard
  • Anzahl der bestehenden/ben√∂tigten Schnittstellen zu anderen Systemen

Ohne Ber√ľcksichtigung der oben gelisteten Parameter gehen wir als Basis von einem Aufwand von 0,5 Personentagen pro zu analysierender Abteilung aus. Zus√§tzlich fallen rund 3 Personentage Vor- und Nachbereitung an.

Hier m√ľssen wir leider diplomatisch bleiben und sagen: Das kommt ganz darauf an ...¬†

Folgende Parameter beeinflussen die Dauer der GAP-Analayse: 

  • Unternehmensgr√∂√üe und -struktur
  • aktuelle Auslastung und Vorlaufzeiten bei SUPPLiot
  • Anzahl unterschiedlicher Ansprechpartner:innen und deren terminliche Verf√ľgbarkeit¬†
  • Anzahl projektrelevanter Prozesse¬†
  • Reife von Prozessen der jeweiligen Brache √ľber den Odoo-Standard vs. individuell notwendige Anpassungen
  • spezielle rechtliche Anforderungen an die Unternehmensprozesse
  • Grad der Bereitschaft zur Anpassung von bestehenden Prozessen an den Odoo-Standard
  • Anzahl der bestehenden/ben√∂tigten Schnittstellen zu anderen Systemen

Im Durchschnitt können wir binnen 2-4 Wochen einen ersten Analysetermin anbieten und die Analysephase nach 1,5-2 Monaten abschließen.

Vorbereitung ist das halbe Leben, das gilt auch f√ľr die Analysephase. Je mehr Informationen wir als m√∂glicher Implementierungsparter im Vorfeld erhalten, desto konkretere Ergebnisse wird die Analyse bringen.¬†

Was k√∂nnen Sie vorbereiten und im Vorfeld √ľbermitteln?

  • Prozessdokumentation des Ist-Zustands¬†
  • Anforderungslisten (optimalerweise mit Beschreibung und Priorisierung)
  • Abbildung der aktuellen Systemlandschaft
  • Liste der relevanten Prozessansprechpersonen¬†
  • etwaige Schnittstellenbeschreibungen

Zusätzlich ist es hilfreich, wenn Sie vorab eine Person als projektverantwortlich nominieren und dieser Person zeitliche Ressourcen verschaffen. 

Wer auf¬†Auftraggeberseite teilnehmt, entscheiden Sie. Wir empfehlen, dass eine¬†Person teilnimmt, die f√ľr das Projekt und im Anschluss auch f√ľr das System hauptverantwortlich ist. Dar√ľber hinaus ist es ratsam die jeweiligen Prozessexpertinnen und -experten in den Termin einzuladen, um Ihre Anforderungen zu h√∂ren, sie abzuholen und¬†f√ľr das Projekt (und in weiterer Folge f√ľr das System) zu begeistern.¬†

Wir auf Auftragnehmerseite werden in den meisten F√§llen zu zweit teilnehmen. Eine Person wird dabei die Gespr√§chsf√ľhrung √ľbernehmen, die richtigen Fragen stellen und ad hoc m√∂gliche L√∂sungswege skizzieren. Die andere teilnehmende Person wird auf die formalen Rahmenbedingungen (zeitlicher Ablauf, Pausen etc.) achten und alle Anforderungen dokumentieren, sodass nichts verloren geht.¬†¬†¬†

Wie schnell kann ich mit den Ergebnissen der GAP-Analyse rechnen?

Wir werden im Zuge des letzten Analysetermins gemeinsam einen Liefertermin f√ľr die Ergebnisdokumente definieren. Dieser ist abh√§ngig vom Projektumfang und der jeweiligen Auslastung auf Auftraggeber- und nehmerseite.¬†

In den meisten F√§llen werden Sie Ihre Ergebnisse nach 2-3¬†Wochen erhalten. Wir sind immer bem√ľht, die Ergebnisse m√∂glichst zeitnahe einzuarbeiten, um alle Informationen "so frisch wie m√∂glich" zu verarbeiten.¬†¬†¬†¬†

Definitiv! Nat√ľrlich dienen die Ergebnisse der GAP-Analyse prim√§r einer fundierten Entscheidungsgrundlage f√ľr oder gegen ein Implementierungsprojekt der ERP-L√∂sung "Odoo" in Ihrem System. Zus√§tzlich erhalten Sie aber auch eine √úbersicht √ľber all Ihre Projektanforderungen¬†und k√∂nnen damit auch auf Implementierungspartner anderer ERP-Systeme zugehen oder die Ergebnisse als Basis f√ľr eine Eigenimplementierung nutzen.¬†

Die Ergebnisdokumente im Überblick:  

  • Anforderungsliste an ein ERP-System¬†
  • Konzeptdokument und Systemarchitektur f√ľr Ihre Odoo-Implementierung
  • Aufwandsch√§tzung und Zeitplanf√ľr Ihre Odoo-Implementierung
  • Auflistung aller Umsetzungs-"Gaps" zwischen Odoo-Standard und Ihren individuellen Business-Anforderungen


How-to: Rechnungen gegenbuchen zum Rechnungsausgleich
Wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen ausgeziffert werden können